Les règles du jeu.

1. Objet et définitions

Les présentes conditions générales d’utilisation et de vente (les « Conditions ») régissent l’accès et l’utilisation du service Voko, édité par VOKO, SAS au capital de 1 000 €, 5 avenue Charles VII, 94100 Saint-Maur-des-Fossés, RCS Créteil 108 665 233 (« Voko », « nous »), accessible sur voko.pro, app.voko.pro et via ses applications mobiles.

• Service : la solution logicielle en ligne de création de devis par dictée vocale, de chiffrage, d’envoi, de signature électronique et de facturation, ses fonctionnalités et leurs évolutions.
• Client : la personne physique ou morale, professionnelle, qui crée un compte et, le cas échéant, souscrit un abonnement.
• Utilisateur : toute personne accédant au Service depuis le compte du Client.
• Client final : le destinataire d’un devis ou d’une facture émis par le Client au moyen du Service.
• Contenus : les données saisies, dictées ou importées par le Client — devis, factures, tarifs, catalogue, fichiers clients, transcriptions, logo, conditions de vente.
• Formule : l’offre choisie par le Client (Essai gratuit, Starter, Pro), telle que décrite sur la page Tarifs.

2. Champ d’application : un service réservé aux professionnels

Le Service est conçu pour et réservé aux professionnels — artisans, entreprises, indépendants — agissant dans le cadre de leur activité professionnelle, pour établir leurs propres devis et factures. En créant un compte, le Client déclare agir à titre professionnel et dans le champ de son activité principale.

Le Service ne s’adresse pas aux consommateurs. Les dispositions du Code de la consommation propres aux consommateurs et aux non-professionnels (notamment le droit de rétractation, les règles de reconduction tacite des contrats de consommation et la médiation de la consommation) ne s’appliquent donc pas. Le Client de cinq salariés au plus reconnaît que le Service, outil d’établissement de ses devis, entre dans le champ de son activité principale.

3. Acceptation et conclusion du contrat

Le contrat est conclu en ligne. À l’inscription, le Client prend connaissance des Conditions et de la politique de confidentialité et les accepte en cochant la case prévue à cet effet ; cette acceptation est horodatée et conservée par Voko. La souscription d’une Formule payante s’effectue ensuite depuis l’application, en deux étapes : récapitulatif de la Formule, du prix et de la période de facturation, puis confirmation du paiement sur la page sécurisée de notre prestataire Stripe.

Les Conditions en vigueur au jour de l’acceptation sont archivées par Voko et accessibles à tout moment sur cette page ; le Client peut en demander copie. Le contrat est rédigé en français.

4. Compte et inscription

La création d’un compte suppose des informations exactes et tenues à jour (adresse e-mail, identité de l’entreprise, SIRET). Le Client est responsable de la confidentialité de ses identifiants et de toute action effectuée depuis son compte. Toute utilisation suspecte doit nous être signalée sans délai à maxence@voko.pro afin que l’accès puisse être suspendu.

Un compte correspond à une entreprise. Le Client peut faire utiliser son compte par ses préposés sous sa responsabilité ; il ne peut le céder ni le partager avec une autre entreprise.

5. Le service et les formules

Voko transcrit des descriptions orales de chantier en devis structurés, propose des lignes, quantités, prix et taux de TVA, met en page le document avec les mentions attendues, permet son envoi et sa signature électronique par le Client final, puis la production des factures d’acompte, de situation et de solde correspondantes.

Formules

• Essai gratuit : 5 devis, sans carte bancaire ni limite de durée, avec un budget de requêtes IA propre à l’essai.
• Starter : jusqu’à 15 devis par mois civil, chiffrage à partir de vos tarifs et de votre catalogue, envoi, signature, factures, mises en page ; budget de 100 requêtes IA par mois.
• Pro : devis illimités, chiffrage fournisseur en ligne (prix du marché recherchés sur le web), budget de 300 requêtes IA par mois, support prioritaire.

Le détail à jour des fonctionnalités et des quotas figure sur la page Tarifs. Une « requête IA » désigne chaque appel à un modèle d’intelligence artificielle déclenché par le Client (dictée, structuration, chiffrage). Un quota atteint suspend la fonctionnalité concernée jusqu’au mois suivant, sans interrompre l’accès aux données ni l’édition manuelle ; le Client peut aussi changer de Formule à tout moment.

Voko fait évoluer le Service en continu (ajout, amélioration ou retrait de fonctionnalités secondaires). Une évolution qui réduirait substantiellement une fonctionnalité essentielle de la Formule souscrite est notifiée au moins 30 jours à l’avance et ouvre droit à résiliation sans frais.

6. Intelligence artificielle : une aide, pas une décision

La transcription, la structuration des devis, les suggestions de taux de TVA et de mentions, ainsi que la recherche de prix fournisseurs (Pro) reposent sur des modèles d’intelligence artificielle fournis par un sous-traitant (OpenAI). Ces modèles sont probabilistes : ils peuvent mal comprendre une dictée, omettre une ligne, proposer une quantité, un prix ou un taux de TVA erronés.

En conséquence, chaque devis et chaque facture doivent être relus et validés par le Client avant envoi. Le Client est seul responsable du contenu, de l’exactitude et de la conformité réglementaire des documents qu’il émet (mentions obligatoires, TVA applicable, prix, assurances, délais). Le Service ne fournit ni conseil juridique, ni conseil fiscal, ni conseil comptable.

Les prix fournisseurs proposés en formule Pro proviennent de sources publiques en ligne au moment de la recherche ; ils sont indicatifs, peuvent être incomplets, périmés ou inexacts, et n’engagent ni Voko ni les fournisseurs cités. Le Client vérifie les prix auprès de ses fournisseurs avant de s’engager.

Les modalités de traitement des données par les modèles (absence d’entraînement sur vos données, non-conservation de l’audio) sont décrites dans la politique de confidentialité.

7. Signature électronique des devis

Le Service permet au Client d’envoyer un devis à son Client final par un lien sécurisé à usage unique, et à ce dernier de l’accepter en ligne en indiquant son nom et en confirmant expressément son accord. Voko constitue alors un dossier de preuve comprenant : la version du devis acceptée (figée à cet instant), le nom déclaré du signataire, la date et l’heure, l’adresse IP utilisée et la trace de l’accord exprès.

Cette signature est une signature électronique « simple » au sens du règlement européen eIDAS (n° 910/2014). Elle ne peut se voir refuser d’effet juridique au seul motif de sa forme électronique, mais elle ne bénéficie pas de la présomption de fiabilité attachée à la signature électronique qualifiée : en cas de contestation, sa valeur probante est appréciée par le juge au vu du dossier de preuve. Voko n’est pas un prestataire de services de confiance qualifié.

Il appartient au Client de s’assurer que ce niveau de signature est adapté à ses opérations, d’identifier lui-même son Client final, et de recourir à un procédé plus élevé lorsque la loi ou l’enjeu l’exigent. Voko ne garantit pas que le signataire est bien la personne dont le nom est déclaré.

8. Documents émis par le Client (devis, factures)

Les devis, factures, avenants et avoirs produits avec le Service sont émis par le Client, en son nom et sous sa responsabilité. Voko fournit l’outil : numérotation, mise en page, mentions usuelles, calcul de TVA, envoi par e-mail. Le Client vérifie que les mentions légales propres à son activité (assurances, qualifications, mentions particulières) figurent bien sur ses documents.

Les factures sont produites au format PDF et envoyées par e-mail. Voko n’est pas une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) au sens de la réforme de la facturation électronique ; le Client reste seul responsable du respect de ses obligations en matière de facturation électronique et de transmission de données à l’administration, selon le calendrier qui lui est applicable. Voko informera ses Clients des évolutions du Service sur ce point.

Les e-mails envoyés depuis le Service le sont pour le compte du Client, à des destinataires qu’il désigne et dont il garantit disposer légitimement de l’adresse. Voko peut limiter le volume d’envoi pour prévenir les abus.

9. Prix, paiement et reconduction

• Les tarifs en vigueur sont ceux affichés sur la page Tarifs au jour de la souscription. Ils sont exprimés en euros hors taxes ; la TVA au taux en vigueur s’ajoute au paiement.
• L’abonnement est payable d’avance, mensuellement ou annuellement selon le choix du Client, par prélèvement automatique sur le moyen de paiement enregistré auprès de notre prestataire Stripe. Voko n’a jamais accès aux numéros de carte.
• Une facture est émise pour chaque paiement et accessible depuis l’espace de gestion de l’abonnement.
• L’abonnement est reconduit tacitement pour une durée identique à chaque échéance, sauf résiliation dans les conditions de l’article 10.
• En cas d’échec de paiement, Stripe présente à nouveau le prélèvement pendant quelques jours et le Client en est informé par e-mail. À défaut de régularisation 15 jours après la première tentative infructueuse, l’accès aux fonctionnalités payantes est suspendu jusqu’au paiement, puis l’abonnement résilié ; les données restent accessibles en lecture et exportables pendant le délai de l’article 10.
• Le changement de Formule prend effet immédiatement, avec proratisation par Stripe.

Évolution des tarifs

Toute modification tarifaire est notifiée par e-mail au moins 30 jours avant son entrée en vigueur et ne s’applique qu’à compter de l’échéance suivante. Le Client qui la refuse peut résilier sans frais avant cette date ; à défaut, la poursuite de l’abonnement vaut acceptation.

10. Durée, résiliation et sort des données

Durée

L’Essai gratuit est sans durée. L’abonnement est conclu pour un mois ou un an selon la période choisie, renouvelable tacitement.

Par le Client

Le Client peut résilier à tout moment, sans motif ni frais, depuis l’application (Mon atelier → Abonnement → Gérer mon abonnement, portail Stripe) ou par e-mail à maxence@voko.pro. La résiliation prend effet à la fin de la période déjà réglée ; le Service reste accessible jusque-là. Les sommes réglées au titre de la période en cours restent acquises à Voko.

Par Voko

Voko peut suspendre l’accès puis résilier le compte en cas de manquement grave du Client — défaut de paiement persistant (article 9), usage frauduleux ou illicite, atteinte à la sécurité du Service, envoi massif non sollicité — après mise en demeure par e-mail restée sans effet pendant 15 jours, ou sans délai en cas d’urgence caractérisée (fraude, atteinte à la sécurité, injonction d’une autorité).

Voko peut également mettre fin au Service ou à une Formule moyennant un préavis de 3 mois par e-mail ; les sommes payées d’avance pour la période non exécutée sont alors remboursées au prorata.

Sort des données

Le Client dispose de 30 jours après la fin de l’abonnement ou la suppression de son compte pour exporter ses données (export complet disponible dans Mon compte, devis et factures en PDF). Passé ce délai, les Contenus sont supprimés, sous réserve des durées légales de conservation décrites dans la politique de confidentialité. Le Client peut à tout moment supprimer lui-même son compte depuis l’application.

11. Obligations du Client

• Utiliser le Service conformément à sa destination, aux présentes Conditions et à la réglementation applicable à son activité.
• Relire et valider chaque document avant envoi (article 6).
• Disposer des droits nécessaires sur les Contenus, notamment sur les données personnelles de ses Clients finaux, qu’il traite en qualité de responsable de traitement (article 13).
• Ne pas tenter d’accéder aux systèmes de Voko ou aux données d’autres clients, de contourner les protections, quotas ou limites, ni de perturber le fonctionnement du Service (extraction massive, automatisation abusive, ingénierie inverse).
• Ne pas revendre, sous-licencier, mettre à disposition de tiers ou exploiter le Service pour le compte de tiers sans accord écrit de Voko.
• Ne pas utiliser le Service pour émettre des documents fictifs, trompeurs ou illicites, ni pour envoyer des messages non sollicités.
• Faire un usage raisonnable des ressources partagées : Voko peut limiter temporairement un usage manifestement anormal (volumes d’appels IA, d’envois ou de stockage sans commune mesure avec l’activité d’une entreprise) après en avoir informé le Client.

12. Disponibilité, maintenance et support

Voko met en œuvre les moyens raisonnables pour assurer un accès continu au Service, 24 h/24 et 7 j/7, sans garantie d’absence d’interruption. Le Service dépend de prestataires tiers (hébergement, IA, paiement, e-mail) et de la connexion du Client ; il peut être temporairement indisponible pour maintenance, incident ou cas de force majeure. Les opérations de maintenance programmée sont, dans la mesure du possible, annoncées à l’avance et réalisées en dehors des heures ouvrées.

Le support est accessible par e-mail à maxence@voko.pro, les jours ouvrés, avec une première réponse sous 48 heures ouvrées (prioritaire pour la formule Pro). Voko ne s’engage sur aucun taux de disponibilité chiffré ni délai de résolution.

13. Contenus et données du Client

Le Client demeure propriétaire de l’intégralité de ses Contenus. Voko n’acquiert aucun droit dessus, au-delà de la licence strictement technique, non exclusive et temporaire nécessaire à l’hébergement, au traitement (y compris par les modèles d’IA) et à la fourniture du Service, pour la seule durée du contrat.

Pour ses propres données (compte, entreprise), le Client est une personne concernée dont les droits sont décrits dans la politique de confidentialité. Pour les données personnelles de ses Clients finaux, le Client agit en qualité de responsable de traitement et Voko en qualité de sous-traitant ; leurs obligations respectives sont fixées par le contrat de sous-traitance (article 28 du RGPD), qui fait partie intégrante des présentes Conditions.

Voko peut utiliser des données d’usage agrégées et anonymisées (volumes, fonctionnalités utilisées, temps de traitement) pour améliorer et dimensionner le Service.

14. Propriété intellectuelle

Le Service, ses composants logiciels, ses bases de données, sa charte graphique, ses modèles de mise en page et le nom « Voko » restent la propriété exclusive de Voko ou de ses concédants. Le contrat confère au Client un droit d’usage personnel, non exclusif et non transférable du Service, pour ses besoins propres et la seule durée du contrat. Les documents produits par le Client avec le Service (devis, factures) lui appartiennent et peuvent être librement utilisés par lui, y compris après la fin du contrat.

15. Garanties et responsabilité

Voko s’engage à fournir le Service avec diligence et selon les règles de l’art, dans le cadre d’une obligation de moyens. Le Service est fourni tel quel ; Voko ne garantit pas qu’il répond à un besoin particulier du Client, qu’il est exempt d’erreurs, ni que les résultats des modèles d’IA sont exacts (article 6).

La responsabilité de Voko ne peut être engagée qu’en cas de faute prouvée et est limitée aux dommages directs et prévisibles. Elle ne saurait excéder, tous préjudices confondus, le montant hors taxes effectivement réglé par le Client au titre des douze mois précédant le fait générateur.

Sont exclus, dans la mesure permise par la loi, les dommages indirects ou immatériels : perte de chiffre d’affaires, de marge, de clientèle, de chance ou de données non exportées, préjudice commercial ou d’image, redressement fiscal ou social, ainsi que tout dommage résultant d’un document émis sans relecture, d’une utilisation non conforme, d’une défaillance de la connexion ou de l’équipement du Client, ou d’un cas de force majeure au sens de l’article 1218 du Code civil.

Aucune limitation ne s’applique en cas de dol, de faute lourde, de dommage corporel, ni dans les cas où la loi l’interdit. Le Client garantit Voko contre toute réclamation d’un tiers, notamment d’un Client final, fondée sur les Contenus ou les documents qu’il a émis.

16. Modification des conditions

Voko peut faire évoluer les présentes Conditions. Toute modification substantielle est notifiée par e-mail ou dans l’application au moins 30 jours avant son entrée en vigueur. Le Client qui la refuse peut résilier sans frais avant cette date ; la poursuite de l’utilisation du Service après cette date vaut acceptation. La version en vigueur et sa date figurent en haut de cette page.

17. Dispositions diverses

• Preuve : les registres, journaux et horodatages conservés par Voko dans ses systèmes font foi entre les parties, sauf preuve contraire.
• Cession : le Client ne peut céder le contrat sans l’accord écrit de Voko. Voko peut le céder à toute société qui lui succéderait dans l’exploitation du Service, en le notifiant au Client.
• Sous-traitance : Voko peut recourir à des sous-traitants pour l’exécution du Service (voir la liste dans la politique de confidentialité et le DPA) et en demeure responsable.
• Non-renonciation : le fait de ne pas se prévaloir d’un manquement ne vaut pas renonciation à s’en prévaloir ultérieurement.
• Nullité partielle : si une clause est déclarée nulle ou non écrite, les autres conservent leur effet.
• Force majeure : aucune partie n’est responsable d’un manquement dû à un événement de force majeure ; au-delà de 30 jours, chacune peut résilier sans indemnité.
• Notifications : elles sont valablement faites à l’adresse e-mail du compte du Client et à maxence@voko.pro pour Voko.

18. Droit applicable et litiges

Les présentes Conditions sont régies par le droit français. En cas de différend, les parties rechercheront de bonne foi une solution amiable dans un délai de 30 jours à compter de la notification du différend par l’une d’elles. Elles peuvent, d’un commun accord, saisir le Médiateur des entreprises (economie.gouv.fr/mediateur-des-entreprises), dispositif public et gratuit.

À défaut d’accord amiable, tout litige relève de la compétence exclusive du tribunal de commerce de Créteil, y compris en cas de référé, de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.