Ce qu’on fait de vos données.

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement est VOKO, société par actions simplifiée au capital de 1 000 €, dont le siège est situé 5 avenue Charles VII, 94100 Saint-Maur-des-Fossés, immatriculée au RCS de Créteil sous le numéro 108 665 233 (« Voko », « nous »).

Point de contact données personnelles

Voko n’a pas l’obligation de désigner un délégué à la protection des données et n’en a pas désigné. Toute question ou demande relative à vos données s’adresse à maxence@voko.pro ou par courrier à l’adresse du siège.

2. Données que nous collectons

Données que vous nous fournissez

• Compte : adresse e-mail et mot de passe (stocké uniquement sous forme de condensat, jamais en clair) ; ou, si vous choisissez la connexion Google, le nom, l’e-mail et la photo de profil transmis par Google.
• Entreprise : raison sociale, forme juridique, SIRET, numéro de TVA, adresse, téléphone, e-mail, assurances professionnelles, coordonnées bancaires (IBAN/BIC) si vous les faites figurer sur vos devis, logo.
• Contenu métier : devis, factures, avenants, catalogue de prestations, tarifs, conditions générales de vente, modèles de mise en page.
• Données de vos propres clients : nom ou raison sociale, coordonnées, adresse du chantier — que vous saisissez ou dictez.
• Dictées vocales : l’audio que vous enregistrez est transmis pour transcription puis immédiatement écarté ; seule la transcription texte est conservée, avec le devis qu’elle a servi à créer.
• Formulaire de contact du site : nom, entreprise, e-mail, sujet et message.

Données collectées automatiquement

• Connexion et sécurité : adresse IP, horodatage, type d’appareil et de navigateur (journaux de notre hébergeur et de notre service d’authentification).
• Usage de l’application : événements de navigation et fonctionnalités utilisées (par exemple « devis créé », « PDF exporté »), sans capture du contenu de vos écrans ni de vos saisies.
• Erreurs techniques : rapports d’incident (message d’erreur, écran concerné, appareil), pour corriger les bugs.
• Consommation IA : compteur de requêtes et durée d’audio transcrite, pour appliquer les quotas de votre formule et suivre nos coûts.
• Signature d’un devis : lorsque votre client signe un devis en ligne, nous enregistrons son nom, l’horodatage, son adresse IP et son accord exprès — c’est le dossier de preuve de la signature.

Nous ne collectons aucune donnée dite « sensible » (santé, opinions, etc.) et n’en avons pas l’usage : ne dictez pas ce type d’information dans vos devis.

3. Finalités et bases légales

Chaque traitement repose sur l’une des bases prévues à l’article 6 du RGPD :

Nous ne prenons aucune décision produisant des effets juridiques à votre égard sur le seul fondement d’un traitement automatisé.

4. Intelligence artificielle

La transcription de vos dictées, la structuration des devis et, en formule Pro, la recherche de prix fournisseurs font appel aux modèles d’OpenAI via son interface de programmation (API). Concrètement :

• l’audio est envoyé chiffré à OpenAI pour transcription et n’est pas conservé par Voko ; selon les conditions de son API, OpenAI peut le conserver au plus 30 jours à des fins de détection d’abus, puis le supprime ;
• le texte de vos devis et de votre catalogue peut être transmis pour être structuré ou chiffré ;
• conformément aux conditions de l’API OpenAI, ces données ne servent pas à entraîner les modèles d’OpenAI ;
• Voko n’entraîne aucun modèle avec vos données et ne le fera pas sans vous en informer au préalable et vous permettre de refuser.

Les résultats produits par l’IA (lignes de devis, taux de TVA suggérés, prix trouvés en ligne) sont des propositions que vous validez ; ils peuvent contenir des erreurs. Ils ne constituent ni un conseil juridique, ni un conseil fiscal.

5. Durées de conservation

La suppression de votre compte s’effectue depuis l’application (Mon compte → Supprimer mon compte) ou sur simple demande ; elle entraîne l’effacement de vos données selon le tableau ci-dessus.

6. Destinataires et sous-traitants

Vos données ne sont ni vendues, ni louées, ni cédées. Elles sont accessibles aux dirigeants de Voko habilités et aux prestataires strictement nécessaires au fonctionnement du service, qui agissent comme sous-traitants sur nos instructions :

Vos propres clients reçoivent les devis et factures que vous leur envoyez. Enfin, nous pouvons être tenus de communiquer des données aux autorités légalement habilitées à les requérir.

7. Transferts hors Union européenne

Vos données principales (compte, devis, clients) sont hébergées dans l’Union européenne. Certains prestataires listés ci-dessus sont établis aux États-Unis ou y traitent des données. Ces transferts sont encadrés par la décision d’adéquation de la Commission européenne relative au Data Privacy Framework lorsque le prestataire y est certifié, et par les clauses contractuelles types de la Commission européenne dans les autres cas, complétées le cas échéant par des mesures techniques (chiffrement en transit et au repos, minimisation des données envoyées). Une copie des garanties applicables peut être demandée à l’adresse indiquée à l’article 1.

8. Sécurité

Mesures effectivement en place :

• Chiffrement des échanges (TLS) et des données au repos chez notre hébergeur de base de données.
• Mots de passe stockés sous forme de condensats, jamais en clair ; connexion Google possible.
• Cloisonnement strict des données par compte au niveau de la base de données (chaque artisan ne peut lire et modifier que ses propres données).
• Liens de consultation et de signature de devis à jeton unique, révocables, générés côté serveur.
• Politique de sécurité de contenu (CSP) stricte sur l’application web.
• Accès internes limités aux dirigeants, selon le principe du moindre privilège.
• Sauvegardes quotidiennes de la base de données par notre hébergeur.

En cas de violation de données susceptible d’engendrer un risque pour vos droits, nous en informerons la CNIL dans les 72 heures et vous en aviserons directement lorsque la loi l’exige.

9. Vous êtes client d’un artisan qui utilise Voko

Vous avez reçu un devis ou une facture, ou signé un devis en ligne, via Voko ? Dans ce cas, l’artisan ou l’entreprise qui vous l’a adressé est responsable du traitement de vos données (nom, coordonnées, adresse du chantier). Voko agit uniquement comme son sous-traitant, dans le cadre d’un contrat de sous-traitance conforme à l’article 28 du RGPD.

Lorsque vous signez un devis en ligne, nous enregistrons votre nom, la date et l’heure, votre adresse IP et votre accord exprès, afin de constituer la preuve de la signature pour vous comme pour l’artisan.

Pour exercer vos droits (accès, rectification, effacement…), adressez-vous d’abord à l’artisan concerné, dont les coordonnées figurent sur le devis. Vous pouvez aussi nous écrire à maxence@voko.pro : nous transmettrons votre demande et l’assisterons pour y répondre.

10. Vos droits

Le règlement européen sur la protection des données vous reconnaît les droits suivants, que vous pouvez exercer à tout moment :

• Accès : obtenir une copie des données que nous détenons sur vous.
• Rectification : faire corriger une donnée inexacte ou incomplète.
• Effacement : demander la suppression, sous réserve de nos obligations légales de conservation.
• Limitation : demander le gel d’un traitement le temps d’une vérification.
• Opposition : vous opposer à un traitement fondé sur l’intérêt légitime, et à tout moment à la prospection.
• Portabilité : récupérer vos données dans un format structuré et lisible par machine — l’application propose un export complet depuis Mon compte.
• Retrait du consentement : à tout moment, sans remettre en cause ce qui a été fait avant.
• Directives post mortem : définir le sort de vos données après votre décès.

Comment les exercer

Écrivez à maxence@voko.pro en précisant votre demande. Nous répondons dans un délai d’un mois, prolongeable de deux mois pour les demandes complexes — auquel cas nous vous en informons. Un justificatif d’identité ne vous sera demandé qu’en cas de doute sérieux sur votre identité.

11. Réclamation auprès de la CNIL

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés : 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07 — cnil.fr.

12. Évolution de cette politique

Cette politique peut évoluer, notamment lorsque nous ajoutons un prestataire ou une fonctionnalité. La date de dernière mise à jour figure en haut de page ; toute modification substantielle vous est signalée dans l’application ou par e-mail.